1、 河北永昕鍋爐有限公司檔案資料采取集中管理制度，在辦公室屬下設(shè)資料室，負(fù)責(zé)公司所有各類檔案資料的建檔立卷工作，有特殊規(guī)定者除外，

2、 常用文件采用紙質(zhì)和微機(jī)存儲(chǔ)兩種方式。

3、 文件資料應(yīng)分類保存，紙質(zhì)文件應(yīng)注明類別、頁(yè)碼，形成時(shí)間和份數(shù)，分發(fā)部門和人員，微機(jī)存儲(chǔ)文件應(yīng)注意保密性。

4、 資料室負(fù)責(zé)把各類文件、資料、檔案按類別裝訂成冊(cè)或裝入檔案袋，文件盒，編寫目錄，注明頁(yè)碼，份數(shù)、存放日期和有效期。有分發(fā)在外的注明分發(fā)的部門或人員及份數(shù)，有些資料應(yīng)有適當(dāng)?shù)膫浞荨?/span>

5、 各部門自存的檔案應(yīng)當(dāng)按照類別編寫目錄，注明頁(yè)碼、份數(shù)、形成時(shí)間，分門別類裝入檔案袋、文件盒，禁止在桌上，抽屜中亂堆亂放。檔案資料_有專人負(fù)責(zé)，設(shè)定專柜。部門自存的檔案資料在資料室不設(shè)備份的情況下，應(yīng)當(dāng)交一份目錄存檔備查。

6、 取用檔案_由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批條，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，取用文件后簽字并注明歸還日期。

7、 圖紙、營(yíng)銷計(jì)劃、客戶資料等需要加密保存的，_采取設(shè)密碼，雙人存取等形式，防止內(nèi)容泄漏。

8、 永昕鍋爐公司的印刷品，宣傳品產(chǎn)品說(shuō)明書、音像資料等，保管權(quán)在資料室。取用分發(fā)等由總經(jīng)理或總工批準(zhǔn)，隨產(chǎn)品附贈(zèng)客戶的除外。

9、 規(guī)范檔案資料的清退，流轉(zhuǎn)、銷毀、交接制度，部門文件應(yīng)定期清退到檔案室管理文件流轉(zhuǎn)有相關(guān)人員簽字。失效文件在報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由辦公室主持當(dāng)眾銷毀。人員變動(dòng)辦理交接_清點(diǎn)文件并在交接單上雙方簽字。